Forma o formas correctas de realizar una negociación. Identificando
propósitos y responsables.
La negociación, como estrategia
para la gestión del problema, es una situación donde dos o más partes
independientes, reconocen diferencias en sus intereses y
deciden intentar un
acuerdo a través
de la comunicación.
Las partes cuentan, por
un lado, con
sus propios recursos, pero
necesitan los recursos de la otra parte,
y están dispuestos
a intercambiarse entre
sí estos recursos.
Para empezar una negociación debemos tener en cuenta los siguientes
aspectos:
La estrategia:
Es necesario
proyectar adecuadamente la
estrategia a seguir durante
la negociación en la
etapa de preparación.
¿En qué momento
se dará parte de la información?; ¿Qué tipo de información
no debe ser revelada?; ¿qué argumentos utilizaremos y cómo los utilizaremos?
¿Qué argumentos podría utilizará la otra
parte y cómo
los vamos a contrarrestar?; ¿qué
tácticas podremos utilizar?; ¿nos interesa dar el primero paso o forzar
a que sean ellos los que hagan la primera propuesta?
Gracias a las estrategias
podremos formar ciertas soluciones durante la negociación para así abrir más
puertas para llegar a una negociación
acorde para ambos lados.
Establecimiento de objetivos:
El tema principal de la preparación
es establecer objetivos. La preparación muestra el orden de
prioridades propios de los objetivos y el cuestionamiento de su realismo.
También debe plantearse cuáles serán los objetivos de la otra parte y el orden
de prioridad que habrá establecido para ellos.
Con ayuda de los objetivos
daremos como cumplida las estrategias generadas anterior mente, allí pondremos conocer
las necesidades de ambas partes que se pueden llegar a generar durante la
negociación.
La preparación de la Negociación:
La buena
preparación es el
camino más seguro
para llegar a una
negociación satisfactoria. Lo que hagamos o dejemos de hacer antes de llegar a
la mesa de negociación se verá reflejado cuando lleguemos a ella. Un negociador
mal preparado tiene
que limitarse a
reaccionar ante los acontecimientos, nunca
podrá dirigirlos. Un negociador
deficientemente preparado demuestra antes
o después que no sabe
de lo que
está hablando y
ante esta situación su opositor
se dará cuenta de ello, ganará confianza en sí mismo y elevará el nivel de sus
exigencias.
El tipo de negociación más apropiada:
El estilo de negociación es una
cuestión de actitud, y eso es algo que debe ser
elegido por el
negociador previamente las
conversaciones.
NEGOCIACIONES COMPETITIVAS (YO
GANO / TU PIERDES)
Se establecen en términos de
confrontación. No importa lo que siente el otro.
NEGOCIACIONES COLABORATIVAS (YO
GANO / TU GANAS)
Se establecen en términos de
“colaboración”. La otra parte debe quedar satisfecha con el acuerdo
NEGOCIACION POR POSICIONES.
En ella, cada parte toma una
posición sobre el tema tratado -consistente, por ejemplo, en
estimar un precio para
la compraventa de un determinado bien o
presentar la solución a un determinado conflicto- y trata de convencer
al otro para que acepte su propuesta. Para
lograr esta aceptación,
los negociadores argumentarán
y discutirán la bondad
de cada una
de sus soluciones
particulares y los
inconvenientes de la propuesta
por la parte
contraria, haciendo concesiones recíprocas, y
tratando con ello de alcanzar un
acuerdo, luego definir si va ser una
negociación a corto o largo plazo.
Método para la negociación:
Este consiste en el acercamiento de
dos partes opuestas hasta alcanzar una posición favorable para ambas.
En este punto el negociador debe
analizar a su contraparte desde todos los puntos de vista para tenerlos en
cuenta a la hora de presentar la propuesta en una forma adecuada, para que el contrario
se sienta satisfecho y seguro de lo que le están proponiendo, muy seguramente
el método de la negociación influirá radicalmente en la aceptación o negación
de la propuesta. Es por esto que se debe ser suma mente precavido y preparado a
la hora de analizar el método para la negociación.
La información:
El establecimiento de
nuestros objetivos y
los de la
otra parte exige
un volumen considerable de información. Ahora bien, parte de esta
información que es conocida de antemano
son ideas que habrá
que contrastar y corregir durante las primeras etapas de la negociación.
Así, la
falta de información
o la falta
de certeza en
la información que poseemos
de la otra parte
es lo que
crea la necesidad
de negociar. Toda información
entregada o recibida es de vital importancia a la hora de negociar y el
desconocimiento de dicha información podría ser un punto a favor o en contra
para cualquiera de las partes.
La actitud y el comportamiento durante la Negociación:
Las personas negocian porque
tienen, o creen tener, un problema de intereses. Al inicio de las negociaciones
es cuando las partes son más conscientes de
la existencia de este problema y
hay una mayor
desconfianza entre las partes.
Algunas negociaciones no pasan de la sesión de apertura, dañándose por culpa de
las tensiones entre las partes lo cual empeora por su actitud.
En los momentos iníciales cada
una de las partes da las razones por las que cree que algo es cierto y trata de
demostrarlo. Las partes discuten estos motivos y tratan de persuadirse
mutuamente. Debemos tener en cuenta que la actitud y el comportamiento durante
la negociación son muy importantes porque no solamente nos expresamos a través
de las palabras sino que además todo nuestro cuerpo expresa cosas importantes.
Por esto debemos ser neutrales y ser respetuosos en cuanto a lo que sentimos
frente a nuestros opositores.
La presentación de propuestas:
La forma de mejorar la presentar nuestras
propuesta es separándolas de las explicaciones
y justificaciones que contiene. Exponga el
contenido de las ideas, explique y justifique ese
contenido. La seguridad con que presentemos
nuestras propuestas tiene
gran importancia, aspectos
como el tono de voz, dar muchos rodeos y vacilaciones, incita a la
resistencia hacia nuestra propuesta no haciéndola más aceptable.
Considerando que toda
presentación de la propuesta es de vital importancia ya que podríamos asegurar que allí radica el éxito de la
negociación debemos ser claros concisos y seguros de lo que estamos
proponiendo.
La Recepción de Propuestas:
Hemos visto
como se formulan
las propuestas, ahora vamos a colocarnos en el otro lado del escenario, y
veamos cómo recibir las ideas. Hay dos reglas importantes a la hora de recibir
propuestas. En primer lugar,
no interrumpir la
exposición de su contraparte. Esto podría llevarnos a dañar la
negociación. Cuando interrumpimos una
propuesta puede que dejemos
de oír algo importante que
iban a proponernos. A todo el mundo le gusta que
se escuchen sus
opiniones. Escuchemos la
propuesta, hagamos preguntas
para aclarar los puntos que no veamos claros y, después, pedimos tiempo
para estudiarla o, si estamos preparados, demos una respuesta inmediatamente.
Si lo
que queremos es
hacer notar lo
firme de nuestra
postura hay otras formas de conseguirlo sin molestar a
nuestro opositor.
El intercambio de Propuestas y Concesiones:
En el contexto de la negociación una propuesta
es una oferta o una petición diferente de la posición inicial. Por esto las
partes deben discutir sus ideas. En esta fase de la negociación debemos ser prudentes
ya que podemos dejar de lado algunos ideas
si no se han dejado en claro y entraríamos en una pérdida o falencia que podría
llegar a ser importante a la hora de negociar. Además debemos ser muy atentos a
la recepción de las sugerencias de nuestros opositores ya que serían de vital
importancia para esta y otras negociaciones, con el fin de complacerlos y ser
atentos a sus peticiones.
El espacio continuo de la negociación:
La idea
de acercamiento entre
dos partes, implica
la de existencia
de una distancia entre
ellas, y estos
términos corresponden al
lenguaje habitual de la
negociación. Negociar significa
moverse. Nos movemos
de nuestra posición
más favorable hasta llegar a un punto
aceptable para ambas
partes. La capacidad y habilidad de los negociadores de cada
una de las
partes son las
que deciden la
localización de este
punto de acuerdo y la distancia
que tenemos que recorrer para llegar a él.
Mejor alternativa a un acuerdo negociado:
Antes de
iniciar una negociación
importante, siempre debemos considerar ¿Qué podemos hacer si no llegamos
a un acuerdo? Es aquí cuando debemos plantearnos todas las posibilidades
existentes para la negociación analizando en detalle cada una de nuestras
propuestas y la supuesta recepción que tendrá en nuestro opositor, así
mejorándola, y analizándola según su aceptación o desecho, si llevamos a cabo
esta tarea estaremos prevenidos para cualquier propuesta de nuestro opositor
con una nueva propuesta mejorada y muy seguramente aceptada.
Necesidad de llegar a un acuerdo:
En ocasiones incluso antes de
empezar a negociar, vemos la necesidad de alcanzar el acuerdo, bien sea porque
la otra parte tiene una única posición sobre el tema tratado y la única
alternativa posible será contar con su aceptación, bien sea porque entendemos
que cualquier solución negociada será preferible para evitar problemas mayores.
Cuando ya nos encontramos en esta
etapa de la negociación debemos tener un acuerdo concertado en el cual veamos
beneficios y no asumamos una carga que se salga de la estrategia presentada ya
que podría considerarse una perdida; se hacen necesario los acuerdos para
concluir el negocio de manera sólida y duradera.
Reparto de Roles / Tareas:
El intercambio
controlado de información
en el desarrollo
de la negociación con el objetivo de lograr un
acuerdo, requiere de las partes que se impliquen en el proceso y traten de
debatir, discutir, regatear, criticar, comerciar, etc. La experiencia
demuestra que resulta
muy difícil hablar,
escuchar, pensar, escribir,
observar y planear simultáneamente.
Tipos de Cierre:
1. CIERRE CON CONCESIÓN: Es la
forma de cierre
más frecuente en las
negociaciones. Equivale a terminar la fase de intercambio cediendo un poco para conseguir el acuerdo. Las posibilidades
son:
Al utilizar
este tipo de cierre, debe quedar muy claro que la concesión sólo se otorgará en
el caso de que se llegue a un acuerdo inmediato y global en todos los aspectos
negociados. Es mejor hacer el cierre con una concesión pequeña que con una
concesión sobre un punto importante.
2. CIERRE CON RESUMEN: Es probablemente el
más frecuente después del cierre con concesión. Se trata de terminar la fase de
intercambio haciendo un resumen de todos los acuerdos alcanzados hasta el
momento, destacando las concesiones que la oposición ha conseguido de nuestra
parte y subrayando lo ventajoso de llegar a un acuerdo sobre los puntos
pendientes. Se trata de hacer una lista de las concesiones de cada parte y de
la venta de un acuerdo.
3. CIERRE CON DESCANSO: Se utiliza para
dar un tiempo a la otra parte para considerar nuestra oferta y también las
alternativas del desacuerdo. Si nuestro opositor necesita este tiempo y
nosotros consideramos que no nos perjudica, debemos concedérselo.
4. CIERRE CON ULTIMÁTUM: Se trata de un
cierre muy arriesgado y conviene pensarlo muy bien antes de utilizarlo. Si
nuestra amenaza no tiene base puede volverse en contra nuestra.
5. CIERRE DISYUNTIVO: Se trata
de presentar a
la oposición la
elección de dos
soluciones, ambas dentro de los
límites de la parte que cierra. Tiene ventaja de dar a la otra parte cierta
libertad de elección. En muchas ocasiones la vivencia psicológica de ser el que
ha decidido el último término, hace que dicho tipo de cierre tenga éxito.
El propósito
de la fase
de cierre es
conseguir un acuerdo
sobre lo que se
brinda. El acuerdo
es el punto
final de la
negociación. NEGOCIAMOS PARA LLEGAR
A UN ACUERDO, aunque hay
negociaciones en las
que habría que preguntarse si las partes quieren realmente
llegar a ese punto.
El Cierre y el Acuerdo:
El
negociador se enfrenta
a dos tipos
de tensión. La
primera es la incertidumbre básica de la negociación: No
saber si hemos conseguido sacar a nuestro opositor todos los beneficios
posibles. La segunda nos empuja a llegar
a un acuerdo antes de que nuestro oponente nos saque más a nosotros. Cuanto
más tiempo dura
la negociación, más
tiempo tenemos para sacar todas las concesiones posibles a
nuestro opositor, pero también la otra pate tiene más tiempo para hacer lo
mismo con nosotros. El cierre aumentará nuestra confianza y nos llevará al
acuerdo con mayor rapidez y menor costo si esperamos a que nuestro opositor
llegue a la conclusión de que ya nos ha sacado bastante.
RESPONSABLES
Los responsables casi siempre en toda
negociación y durante el proceso de la negociación son estos:
Directo:
Vendedor – Comprador
Indirecto:
Distribuidor – Vendedor –
Comprador
Distribuidor – A copila –
Vendedor – Comprador
El vendedor en toda negociación
es parte fundamental para la negociación y el comprador siempre va hacer el
beneficiario con la negociación y en ocasiones el comprador puede también ser
de vendedor y el vendedor también puede ser el comprador debido que en una
negociación se intercambias bienes de forma mutua los cuales benefician a ambos
lados por eso se dice que ambos lados tienen parte y parte de vendedores y
compradores.
